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PROCEDIMENTO AMMINISTRATIVO & ACCESSO

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LEGALE

GENERALITÀ

Con la Legge 7 agosto 1990, n. 241 sono state introdotte “Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi“.

Oggi, l’attività amministrativa persegue i fini determinati dalla legge ed è retta da criteri di economicità, di efficacia, di imparzialità, di pubblicità e di trasparenza, nonché dai principi dell’ordinamento comunitario.

I rapporti tra il cittadino e la pubblica  amministrazione sono improntati ai principi della collaborazione e della  buona fede. La pubblica amministrazione non può, inoltre, aggravare il procedimento se non per straordinarie e motivate esigenze   imposte dallo svolgimento dell’istruttoria.

Il rispetto di tali criteri e principi dev’essere altresì garantito dai soggetti  privati  preposti  all’esercizio  di  attività amministrative.

 

Nell’ambito  del  “nuovo” procedimento  amministrativo  divengono fondamentali le alle  norme previste in tema  di partecipazione, a testimonianza del progressivo mutamento del modo di intendere i rapporti tra pubblica  amministrazione  e  privato  e  di  concepire lo  stesso potere pubblico.

La trasparenza amministrativa, nell’ambito procedimentale è assicurata attraverso al previsione del diritto ad una informazione qualificata, ad accedere ai documenti amministrativi e conoscere, nei limiti precisati dalla legge, lo stato dei procedimenti amministrativi che li riguardano, seguendo le fasi attraverso cui l’attività amministrativa si articola.

 

OFFICINELEGALI si pone al fianco dell’Amministrazione e del personale preposto alla gestione dei procedimenti e loro fasi (e sotto-fasi), per consentire la necessaria compliance ma, soprattutto, per consentire il raggiungimento dell’obiettivo.

a chi ci rivolgiamo

COME LAVORIAMO

Il nostro metodo di lavoro richiede di selezionare accuratamente e raccogliere le sole informazioni necessarie a valutare se una fattispecie rientri o meno nel campo di applicazione di una norma determinata. Spesso ricorriamo alla tecnologia (e-mail, questionari e formulari online) per consentire agli operatori di organizzare al meglio il proprio tempo.

Pensiamo noi a predisporre documenti e modulistica personalizzati e “fruibili” da ciascun cliente.

Quando tutto è pronto, formiamo il personale affinché sia consapevole degli strumenti che abbiamo fornito, ne abbia compreso l’esigenza sottostante e sia in grado di utilizzarli  nel contesto delle attività quotidiane.

I NOSTRI SERVIZI

Conformemente a quanto previsto dal Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell’Amministrazione Digitale), la partecipazione al procedimento amministrativo e il diritto di accesso ai documenti amministrativi sono esercitabili mediante l’uso delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione. Inoltre, ogni atto e documento può essere trasmesso alle pubbliche amministrazioni con l’uso delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione se formato ed inviato nel rispetto della vigente normativa.

La  modalità  informatica  rappresenta, dunque,  la  regola  per  tutti  i  procedimenti  amministrativi,  mentre  quella  cartacea diventa  l’eccezione, cui ricorrere solo nel  caso in cui  l’Amministrazioni sia – in  modo incolpevole – nell’impossibilità di utilizzare le  nuove tecnologie.

Il  procedimento  amministrativo  è  l’insieme  di  una  pluralità  di  atti  e  di  operazioni  funzionalmente  collegati  e preordinati  al  perseguimento  del  medesimo  fine,  consistente  nell’adozione,  da  parte  dell’Ente, di un atto perfetto ed  efficace. Le  Pubbliche  Amministrazioni  agiscono  per  procedimenti  e,  di  conseguenza,  il  procedimento  di digitalizzazione  non  può limitarsi  alla mera informatizzazione  degli  atti.

Il fulcro della nuova modalità di gestione dei procedimenti amministrativi è rappresentato dal fascicolo informatico del procedimento previsto dall’art. 41 del CAD: il legislatore ha infatti disposto che ciascuna Pubblica Amministrazione titolare debba raccogliere in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati relativi ad ogni specifico procedimento, da chiunque formati.

Il CAD definisce il documento informatico come “rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti” in contrapposizione al documento analogico (“rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti“).


Il Regolamento eIDAS n. 910/2014 definisce il documento elettronico come “qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva”.


Ogni pubblica amministrazione è tenuta ad adeguare i propri sistemi di gestione informatica dei documenti in base alle Linee Guida adottate da AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

La digitalizzazione del procedimento amministrativo comporta che la partecipazione allo stesso e il diritto di accesso ai documenti amministrativi debbano essere sempre esercitabili mediante l’uso delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione.

Le  norme  del CAD  prevedono  che  per  l’esercizio  del  diritto  di  accesso  ai  documenti  amministrativi, possano  essere utilizzate tutte  le  informazioni  del  sistema di  gestione  informatica dei  documenti.

Le  Pubbliche  Amministrazioni  devono  individuare  i  criteri  tecnici  ed  organizzativi  che  consentano,  anche  in via  telematica,  il  reperimento,  la  visualizzazione  e  la  stampa  delle  informazioni  e  dei  documenti  (nel  rispetto della  normativa  in tema di  tutela della  riservatezza  dei  dati  personali). Nell’opera  di  individuazione  di  questi  criteri  le  Amministrazioni  devono  prevedere  anche  la  possibilità dell’utilizzo  di  strumenti  che  consentono  l’acquisizione  diretta  delle  informazioni  da  parte dell’interessato:  in questo  caso  l’Ente  deve  specificare  gli  strumenti  tecnici  e  le  modalità  operative  per  l’identificazione  del richiedente.

A  garanzia  del  diritto  di  partecipazione  dei  cittadini  al  procedimento  amministrativo  informatico,  le Amministrazioni  pubbliche  sono  tenute  a  pubblicare  nei  propri  siti  un  indirizzo  istituzionale  di  posta elettronica  certificata  a  cui  il  cittadino  possa  rivolgersi;  gli  Enti    devono,  inoltre,  assicurare  un  servizio  che renda  noti  al  pubblico  i  tempi  di  risposta.

Infine,  le  PAA  devono  pubblicare  sul  proprio  sito  istituzionale  il  registro  dei  processi  automatizzati  rivolti  al pubblico  i  quali  dovranno  essere  organizzati  secondo  modalità  che  permettono  al  cittadino  la  verifica  a distanza  dell’avanzamento  delle  pratiche che  lo riguardano.

L’accesso ai documenti amministrativi è un “diritto” costituzionalmente tutelato, che attiene ai livelli essenziali delle prestazioni civili e sociali da garantire ai cittadini su tutto il territorio nazionale. Tuttavia, la normativa sull’accesso si rivela di complessa e difficile applicazione.

Certamente influisce il fatto che l’esigenza di conoscere è spesso fisiologicamente destinata a scontrarsi con interessi di segno contrario, pubblici (il segreto) e privati (la riservatezza), che impongono il riserbo delle informazioni, con la conseguente necessità di effettuare il c.d. bilanciamento degli interessi in gioco.

Ma le difficoltà di riconoscimento del diritto sono anche conseguenza della disorganicità e della settorialità della normativa, collocata in fonti di rango diverso, spesso aventi carattere speciale e di cui è arduo stabilirne il reciproco rapporto.

Oggi possiamo infatti sostenere di essere in presenza di “diritti di accesso” diversificati, ciascuno con un suo particolare statuto normativo (accesso alle informazioni ambientali, accesso alle liste elettorali, accesso dei consiglieri comunali e provinciali, accesso dei cittadini del comune e della provincia, accesso in materia di contratti pubblici, accesso ai sensi dell’articolo 391-quater C.p.p., ecc…).

Secondo quanto dispone il CAD, lLe pubbliche amministrazioni, nell’ambito delle risorse finanziarie disponibili, attuano politiche di reclutamento e formazione del personale finalizzate alla conoscenza e all‘uso delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione, nonché dei temi relativi all’accessibilità e alle tecnologie assistive, ai sensi dell’articolo 8 della legge 9 gennaio 2004, n. 4.

Le politiche di formazione sono altresì volte allo sviluppo delle competenze tecnologiche, di informatica giuridica e manageriali dei dirigenti, per la transizione alla modalità operativa digitale.

Disponiamo di banche dati tecnologicamente all’avanguardia che ci consentono di attingere, in ogni momento, al testo aggiornato e vigente di:

  • normativa comunitaria, nazionale e regionale;
  • documenti di prassi amministrativa;
  • provvedimenti di Autorità indipendenti (ANAC, Garante privacy, …);
  • giurisprudenza amministrativa;
  • giurisprudenza civile;
  • giurisprudenza penale;
  • materiale di dottrina, nei settori di interesse.

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