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Con la Legge 7 agosto 1990, n. 241 sono state introdotte “Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi“.
Oggi, l’attività amministrativa persegue i fini determinati dalla legge ed è retta da criteri di economicità, di efficacia, di imparzialità, di pubblicità e di trasparenza, nonché dai principi dell’ordinamento comunitario.
I rapporti tra il cittadino e la pubblica amministrazione sono improntati ai principi della collaborazione e della buona fede. La pubblica amministrazione non può, inoltre, aggravare il procedimento se non per straordinarie e motivate esigenze imposte dallo svolgimento dell’istruttoria.
Il rispetto di tali criteri e principi dev’essere altresì garantito dai soggetti privati preposti all’esercizio di attività amministrative.
Nell’ambito del “nuovo” procedimento amministrativo divengono fondamentali le alle norme previste in tema di partecipazione, a testimonianza del progressivo mutamento del modo di intendere i rapporti tra pubblica amministrazione e privato e di concepire lo stesso potere pubblico.
La trasparenza amministrativa, nell’ambito procedimentale è assicurata attraverso al previsione del diritto ad una informazione qualificata, ad accedere ai documenti amministrativi e conoscere, nei limiti precisati dalla legge, lo stato dei procedimenti amministrativi che li riguardano, seguendo le fasi attraverso cui l’attività amministrativa si articola.
OFFICINELEGALI si pone al fianco dell’Amministrazione e del personale preposto alla gestione dei procedimenti e loro fasi (e sotto-fasi), per consentire la necessaria compliance ma, soprattutto, per consentire il raggiungimento dell’obiettivo.
Il nostro metodo di lavoro richiede di selezionare accuratamente e raccogliere le sole informazioni necessarie a valutare se una fattispecie rientri o meno nel campo di applicazione di una norma determinata. Spesso ricorriamo alla tecnologia (e-mail, questionari e formulari online) per consentire agli operatori di organizzare al meglio il proprio tempo.
Pensiamo noi a predisporre documenti e modulistica personalizzati e “fruibili” da ciascun cliente.
Quando tutto è pronto, formiamo il personale affinché sia consapevole degli strumenti che abbiamo fornito, ne abbia compreso l’esigenza sottostante e sia in grado di utilizzarli nel contesto delle attività quotidiane.
Conformemente a quanto previsto dal Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell’Amministrazione Digitale), la partecipazione al procedimento amministrativo e il diritto di accesso ai documenti amministrativi sono esercitabili mediante l’uso delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione. Inoltre, ogni atto e documento può essere trasmesso alle pubbliche amministrazioni con l’uso delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione se formato ed inviato nel rispetto della vigente normativa.
La modalità informatica rappresenta, dunque, la regola per tutti i procedimenti amministrativi, mentre quella cartacea diventa l’eccezione, cui ricorrere solo nel caso in cui l’Amministrazioni sia – in modo incolpevole – nell’impossibilità di utilizzare le nuove tecnologie.
Il procedimento amministrativo è l’insieme di una pluralità di atti e di operazioni funzionalmente collegati e preordinati al perseguimento del medesimo fine, consistente nell’adozione, da parte dell’Ente, di un atto perfetto ed efficace. Le Pubbliche Amministrazioni agiscono per procedimenti e, di conseguenza, il procedimento di digitalizzazione non può limitarsi alla mera informatizzazione degli atti.
Il fulcro della nuova modalità di gestione dei procedimenti amministrativi è rappresentato dal fascicolo informatico del procedimento previsto dall’art. 41 del CAD: il legislatore ha infatti disposto che ciascuna Pubblica Amministrazione titolare debba raccogliere in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati relativi ad ogni specifico procedimento, da chiunque formati.
Il CAD definisce il documento informatico come “rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti” in contrapposizione al documento analogico (“rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti“).
Il Regolamento eIDAS n. 910/2014 definisce il documento elettronico come “qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva”.
Ogni pubblica amministrazione è tenuta ad adeguare i propri sistemi di gestione informatica dei documenti in base alle Linee Guida adottate da AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
La digitalizzazione del procedimento amministrativo comporta che la partecipazione allo stesso e il diritto di accesso ai documenti amministrativi debbano essere sempre esercitabili mediante l’uso delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione.
Le norme del CAD prevedono che per l’esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi, possano essere utilizzate tutte le informazioni del sistema di gestione informatica dei documenti.
Le Pubbliche Amministrazioni devono individuare i criteri tecnici ed organizzativi che consentano, anche in via telematica, il reperimento, la visualizzazione e la stampa delle informazioni e dei documenti (nel rispetto della normativa in tema di tutela della riservatezza dei dati personali). Nell’opera di individuazione di questi criteri le Amministrazioni devono prevedere anche la possibilità dell’utilizzo di strumenti che consentono l’acquisizione diretta delle informazioni da parte dell’interessato: in questo caso l’Ente deve specificare gli strumenti tecnici e le modalità operative per l’identificazione del richiedente.
A garanzia del diritto di partecipazione dei cittadini al procedimento amministrativo informatico, le Amministrazioni pubbliche sono tenute a pubblicare nei propri siti un indirizzo istituzionale di posta elettronica certificata a cui il cittadino possa rivolgersi; gli Enti devono, inoltre, assicurare un servizio che renda noti al pubblico i tempi di risposta.
Infine, le PAA devono pubblicare sul proprio sito istituzionale il registro dei processi automatizzati rivolti al pubblico i quali dovranno essere organizzati secondo modalità che permettono al cittadino la verifica a distanza dell’avanzamento delle pratiche che lo riguardano.
L’accesso ai documenti amministrativi è un “diritto” costituzionalmente tutelato, che attiene ai livelli essenziali delle prestazioni civili e sociali da garantire ai cittadini su tutto il territorio nazionale. Tuttavia, la normativa sull’accesso si rivela di complessa e difficile applicazione.
Certamente influisce il fatto che l’esigenza di conoscere è spesso fisiologicamente destinata a scontrarsi con interessi di segno contrario, pubblici (il segreto) e privati (la riservatezza), che impongono il riserbo delle informazioni, con la conseguente necessità di effettuare il c.d. bilanciamento degli interessi in gioco.
Ma le difficoltà di riconoscimento del diritto sono anche conseguenza della disorganicità e della settorialità della normativa, collocata in fonti di rango diverso, spesso aventi carattere speciale e di cui è arduo stabilirne il reciproco rapporto.
Oggi possiamo infatti sostenere di essere in presenza di “diritti di accesso” diversificati, ciascuno con un suo particolare statuto normativo (accesso alle informazioni ambientali, accesso alle liste elettorali, accesso dei consiglieri comunali e provinciali, accesso dei cittadini del comune e della provincia, accesso in materia di contratti pubblici, accesso ai sensi dell’articolo 391-quater C.p.p., ecc…).
Secondo quanto dispone il CAD, lLe pubbliche amministrazioni, nell’ambito delle risorse finanziarie disponibili, attuano politiche di reclutamento e formazione del personale finalizzate alla conoscenza e all‘uso delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione, nonché dei temi relativi all’accessibilità e alle tecnologie assistive, ai sensi dell’articolo 8 della legge 9 gennaio 2004, n. 4.
Le politiche di formazione sono altresì volte allo sviluppo delle competenze tecnologiche, di informatica giuridica e manageriali dei dirigenti, per la transizione alla modalità operativa digitale.
Disponiamo di banche dati tecnologicamente all’avanguardia che ci consentono di attingere, in ogni momento, al testo aggiornato e vigente di: